Als je bij het organiseren van een congres een mooie congreslocatie hebt uitgezocht, is het tijd om na te denken over de invulling van jouw congres. Niet alleen moet je nadenken over de inrichting van de congreslocatie of de indeling van alle sprekers, maar moet je ook hebben nagedacht over de catering opties. Een goede catering zal de puntjes op de I zetten voor de beleving van jouw gasten.
Ontvangst
Over het algemeen hebben congresbezoekers al ontbeten voor zij op de congreslocatie aankomen en kun je volstaan met een ontvangst met koffie, thee en een koekje. Het kan echter zo zijn dat jouw congres vroeg in de morgen begint of meerdere dagen duurt. Houdt er dan rekening mee dat niet iedereen een goed ontbijt heeft gehad. Indien je niet zeker bent of jouw gasten (goed) hebben ontbeten, kun je een aantal kleine belegde broodjes verzorgen bij ontvangst op de congreslocatie. Zo geef je jouw gasten de mogelijkheid om nog even wat energie binnen te krijgen voor de dag vol kennis begint.
Een persoonlijke tip voor een geslaagd congres, is het organiseren van een (netwerk)ontbijt op de congreslocatie zelf. Het congres vangt dan aan met de mogelijkheid om elkaar te leren kennen en ontspannen aan de dag te beginnen. Uit eigen ervaring heb ik gemerkt dat een congres altijd een beetje ongemakkelijk en stroef begint. Bij een gezamenlijk ontbijt op de congreslocatie zelf wordt het ijs gebroken en ontstaan er leuke contacten voor de rest van de dag.
Lunch
De meeste congresbezoekers gaan ervan uit dat een lunch op de congreslocatie wordt verzorgd door de organisatie. Indien jij dit als organisatie niet regelt, is het belangrijk om die expliciet te vermelden op de uitnodiging, zodat iedereen zijn eigen lunch kan verzorgen.
Het verzorgen van een goede lunch is van belang, omdat een congres intensiever is dan je in de eerste instantie zou denken. De hele dag luisteren en druk kletsen met anderen kost de nodige energie, dus het is belangrijk dat de energietank halverwege wordt bijgevuld. Een persoonlijke tip voor het verzorgen van een lunch op de congreslocatie, is een buffet. Door het beschikbaar stellen van meerdere gerechten, kun je aan verschillende eet- en dieetwensen voldoen. Niet iedereen zit op een krentenbol met kaas te wachten. Bovendien is het raadzaam om van te voren bezoekers de mogelijkheid te geven om allergieën en dieetwensen door te geven. Waardering onder de bezoekers zal hoog zijn, indien hiermee rekening wordt gehouden.
Borrel/diner
Wanneer de lunch weer uit de maag verdwenen is en de vijf in de klok zit, is het vaak tijd voor een borrel met bijbehorende hapjes. Houdt bij de keuze van deze hapjes wederom rekening met allergieën en dieetwensen; wie a zegt moet ook b zeggen.
Indien je een aansluitend diner organiseert op de congreslocatie, zou ik niet al te lang de borrel laten voortduren en bovendien niet te veel hapjes rond laten gaan. Het zou immers zonde zijn van de diner-kostenpost als het eten niet wordt opgegeten.
Catering door congreslocatie
Houdt bij het verzorgen van het eten rekening met de regels die de congreslocatie hanteert. Veel congreslocaties willen zelf de catering verzorgen of hebben met cateringbedrijven in de buurt afspraken hierover. Er wordt niet altijd akkoord gegaan met het zelf organiseren van de catering en bovendien hebben congreslocaties zelf vaak voordeligere mogelijkheden. Om de catering uit handen te kunnen geven scheelt bovendien een hoop geregel.