6 tips voor groothandels om aan overheidsinstanties te verkopen

Nederlandse overheidsinstanties zoals de Rijksoverheid, provincies, gemeenten en waterschappen gaven in 2015 meer dan 73 miljard euro uit via aanbestedingen. Als groothandel kun je deze overheidsopdrachten ook binnenhalen. Maar hoe doe je dat dan precies?

Tip 1: ken de inkoopregels

Voor de inkoop door overheden geldt een vastgesteld drempelbedrag. Wanneer de waarde van de opdracht hoger is dan dit bedrag zal er een aanbesteding plaatsvinden. Deze opdracht wordt in de markt gezet en bedrijven kunnen zich hiervoor aanmelden en een offerte indienen. Deze aanbestedingen moeten wel aan een aantal wettelijke regels voldoen, en daar dien je als aanbieder ook rekening mee te houden.

Tip 2: laat je niet intimideren

De eisen die aan ondernemers gesteld worden kunnen ervoor zorgen dat je als verkoper bang bent dat een aanbesteding niet gewonnen kan worden. Als de opdracht openbaar wordt gemaakt door de overheid kan dit verkopers afschrikken vanwege de hoeveelheid (prijs)concurrentie. Maar je kunt hier natuurlijk ook je voordeel mee doen!

Wanneer jouw concurrentie zich laat intimideren, zullen zij niet meedoen met de aanbesteding. En dit vergroot uiteraard jouw kansen, wanneer jij je niet uit het veld laat slaan!

Tip 3: bouw een netwerk

Naast het openbaar maken van de opdracht kan de overheid ook een voorselectie maken van bedrijven die een offerte mogen indienen. Zij gunnen dit vaak aan lokale bedrijven en daar kun jij gebruik van maken. Je moet er dan natuurlijk wel voor zorgen dat je onderdeel uitmaakt van deze voorselectie. En daarvoor moeten ze eerst weten wie je bent!

Je kunt dus uitzoeken wie er verantwoordelijk is voor welke inkopen in jouw omgeving. Vervolgens kun je contact maken met de betreffende ambtenaar. Om dit netwerk te vergroten kun je bijvoorbeeld naar speciaal georganiseerde bijeenkomsten van de gemeente waarin het inkoopbeleid wordt uitgelegd. Maak daar een praatje en onderhoud later het contact!

Tip 4: durf te vragen

Nu deze connectie met de inkoper bestaat moet je ook daar ook optimaal gebruik van maken. Durf te vragen wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe aanbesteding gaat plaatsvinden. Je bent dan niet alleen goed voorbereid, maar door dit persoonlijke contact zal de verkoper jou ook beter onthouden.

Ook wanneer de aanbesteding nationaal of Europees is moet je durven vragen. Grote opdrachten worden gepubliceerd op tenderned.nl, wat zorgt voor veel concurrentie. Om de concurrenten voor te zijn kun je als voorbereiding eerst meer informatie inwinnen. Als iets niet duidelijk is, wees dan niet bang om verduidelijking te vragen. De aanbieders die de vraag dan minder goed begrijpen zullen eerder afvallen omdat zij wellicht niet compleet zijn in hun antwoord. En dit vergroot dan natuurlijk jouw kansen!

Tip 5: maak bestellen gemakkelijk

Mensen houden van gemak en vergeet niet dat ambtenaren ook gewoon mensen zijn. Zij zullen in hun privé ook bestellen bij aanbieders die hen het leven gemakkelijk maken. Bij de beslissing zullen zij letten op prijs en kwaliteit, maar dus ook op het gemak van bestellen.

De kans is groot dat zij een gemakkelijk online inkoopsysteem verkiezen boven het versturen van een fax of het plegen van een telefoontje. Een gebruiksvriendelijke B2B webshop is dus van belang om meer kans te maken op de opdracht.

Tip 6: koppel met hun inkoopsysteem

Tegenwoordig worden de meeste orders binnen overheidsdiensten verwerkt via een inkoopsysteem. Je kunt je voorstellen zij hun keuze zullen baseren op de mogelijkheid om een koppeling te maken met dit systeem.

Het verbinden van jouw webshop met het inkoopsysteem van de inkoper wordt vaak gedaan met een PunchOut catalog. Wanneer de inkoper inlogt in het inkoopsysteem van de overheid haalt het systeem automatisch de producten op uit jouw webshop. Bij het plaatsen van producten in zijn winkelmandje wordt er eerst een order aangemaakt door zijn inkoopsysteem. Deze gaat na goedkeuring automatisch naar jouw webshop.

Dit is een stuk handiger voor beide partijen, en in sommige aanbestedingen zelfs verplicht. Zorg ervoor dat je de goede PunchOut laat maken door een gespecialiseerde webdevelopment partij.

In het kort

Aanbestedingen van de overheid liggen absoluut niet buiten jouw bereik. Zorg dat je op de hoogte bent van de regels, de juiste connecties hebt en dat je een goede (technische) voorbereiding hebt!